OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W URZĘDZIE MIASTA SIEMIANOWICE ŚLĄSKIE
Warto wiedzieć
Prezydent Miasta Siemianowice Śląskie, aby realizować zadania dla Mieszkańców Siemianowic Śląskich oraz Kontrahentów niebędących mieszkańcami naszego Miasta, gromadzi, wykorzystuje i archiwizuje wiele danych osobowych. Staramy się aby nigdy nie pobierać od Państwa zbyt wielu informacji, ograniczając się do tych, które są dla nas niezbędne żeby zrealizować daną sprawę.
Naszym zadaniem jest również dbanie o to, aby Państwa dane były wykorzystane wyłącznie w celu, dla którego nam je Państwo przekazali. Dlatego przetwarzamy Państwa dane tylko w celach, które wynikają z przepisów prawa (na podstawie art. 6 ust, 1 lit. c RODO), gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej (zgodnie z art. 6 ust, 1 lit. e RODO), na podstawie zawartej z Państwem umowy (stosownie do art. 6 ust. 1 lit. b RODO) bądź w oparciu o zgodę, której nam Państwo udzieliliście (opierając się na art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Ze szczególną starannością dbamy o to, aby dostęp do Państwa danych miały wyłącznie osoby zaangażowane w rozwiązywanie Państwa sprawy, a informacji dotyczących Państwa osoby nie przekazujemy innym osobom i podmiotom, gdy nie uprawniają nas do tego wyraźnie, stosowne przepisy prawa. Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań żeby chronić Państwa dane, a ich ochrona jest priorytetowym zadaniem wszystkich pracowników Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie.
O czym musimy Państwa poinformować?
Przepisy o ochronie danych osobowych zobowiązują nas do przekazania Państwu kilku ważnych informacji w chwili, gdy przekazujecie nam Państwo swoje dane osobowe niezbędne do załatwienia sprawy. Ten obowiązek może pojawić się również w przypadku, gdy pozyskujemy Państwa dane od innych osób, bądź z innych źródeł.
Wypełniając obowiązek informacyjny (w związku z wymaganiami art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO) informujemy:
Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Gmina Siemianowice Śląskie reprezentowana przez Prezydent Miasta Siemianowice Śląskie z siedzibą w Siemianowicach Śląskich (41-100), przy ul. Jana Pawła II 10.
Dane kontaktowe administratora
Z Administratorem danych osobowych można się skontaktować w następujący sposób:
- listownie na adres: ul. Jana Pawła II 10, 41-100 Siemianowice Śląskie,
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: ratusz@um.siemianowice.pl.
Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych - Panią Katarzynę Basiak, z którą można się skontaktować w następujący sposób:
- pod adresem poczty elektronicznej: iod@um.siemianowice.pl,
- pisemnie na adres siedziby Administratora,
- telefonicznie pod nr tel. 32 765 11 16.
Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Podstawa prawna i cele przetwarzania danych osobowych
1. Przetwarzanie Państwa danych odbywa się w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z realizacją zadań własnych bądź zleconych określonych przepisami prawa, a w szczególności w art. 7 i 8 ustawy o samorządzie gminnym lub art. 4, 4 a, 4 b i 5 ustawy o samorządzie powiatowym, w celu realizacji zadań, bądź spełnienia obowiązków określonych tymi przepisami prawa albo jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej.
2. Przetwarzanie może być również niezbędne w celu wykonania umowy, której Państwo jesteście stroną lub do podjęcia działań, na Państwa żądanie, przed zawarciem umowy.
3. Mogą również wystąpić przypadki w których zostaniecie Państwo poproszeni o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu i zakresie.
4. Dane osobowe w postaci numerów telefonów lub adresu e-mail są gromadzone i przetwarzane w celu kontaktu telefonicznego umożliwiającego załatwienia sprawy w sposób celowy, oszczędny i terminowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej w związku z art. 44 ust. 3 pkt. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych.
Prawa osób, których dane dotyczą, w tym dostępu do danych osobowych
Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Państwu:
- prawo dostępu do treści danych osobowych Państwa dotyczących,
- prawo do sprostowania (poprawienia) danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- prawo do usunięcia swoich danych osobowych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- prawo do przenoszenia swoich danych osobowych,
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych,
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych (art. 15 RODO):
Macie Państwo prawo do wiedzy i informacji na temat Państwa danych osobowych, w szczególności w zakresie celów przetwarzania, w miarę możliwości okresu przez jaki Państwa dane będą przetwarzane, odbiorców, którym dane zostaną lub zostały ujawnione, a także jeśli Państwa dane są przekazywane do Państw trzecich, macie Państwo prawo być poinformowani o odpowiednich zabezpieczeniach związanych z przekazaniem.
Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (art. 16 RODO):
Jeśli stwierdzicie Państwo, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możecie Państwo zażądać sprostowania swoich danych osobowych.
Prawo do usunięcia swoich danych osobowych (art. 17 RODO):
Macie Państwo prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych dane gdy zachodzi m.in. jedna z poniższych okoliczności:
- dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
- w przypadku wycofania zgody na której opiera się przetwarzanie Państwa danych,
- w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.
Prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (art. 18 RODO):
Macie Państwo prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych:
- gdy zakwestionujecie Państwo ich prawidłowość,
- gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiacie się Państwo usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
- gdy nie potrzebujemy już Państwa danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do przenoszenia swoich danych osobowych (art. 20 RODO):
Jeżeli przetwarzanie Państwa danych, odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, macie Państwo prawo wnieść żądanie, by te dane osobowe zostały przesłane bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO):
Macie Państwo prawo wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f, w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Należy jednak zwrócić uwagę, że przetwarzanie oparte na art. 6 ust. 1 lit f RODO nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.
Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (art. 7 RODO):
Jeśli Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, w dowolnym momencie macie Państwo prawo tę zgodę wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Jesteście Państwo o tym informowani, zanim wyrazicie zgodę.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2, tel. 22 531 03 00, kancelaria@uodo.gov.pl).
Jak możecie Państwo dochodzić swoich praw:
Żądania, w zakresie ww. praw wynikających z przepisów RODO, należy kierować do Administratora danych osobowych. Zgłoszenie żądania nie wymaga szczególnie określonej formy, jednak powinny w nim zostać zawarte elementy umożliwiające nam ich realizację, tj.:
- imię, nazwisko,
- adres lub inny kanał komunikacji
- inne dane umożliwiające bezsprzeczną identyfikację Państwa tożsamości.
Nie wszystkie powyższe żądania będziemy jednak mogli zawsze spełnić. Zakres przysługujących praw zależy bowiem zarówno od przesłanek prawnych uprawniających do przetwarzania danych, jak i często – sposobów ich gromadzenia. Ponieważ Państwa dane osobowe w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie przetwarzane są wyłącznie w granicach wskazanych przepisami prawa.
Odbiorcy danych osobowych
Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać organy lub podmioty upoważnione na podstawie odrębnych przepisów, a także podmioty, które na podstawie zawartych przez administratora umów, świadczą usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych.
Okres przechowywania danych osobowych
1. Państwa dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa.
2. Po spełnieniu celu, dla którego Państwa dane zostały zebrane, mogą one być przechowywane jedynie w celach archiwalnych, przez okres, który wyznaczony zostanie przede wszystkim na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych
Podanie przez Państwa danych osobowych może być wymogiem:
- ustawowym,
- umownym, lub
- warunkiem zawarcia umowy,
do których podania będziecie Państwo zobowiązani.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie
Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji i nie będą profilowane.
Monitoring – jak dbamy o bezpieczeństwo w budynkach Urzędu Miasta
Aby zadbać o bezpieczeństwo wszystkich osób odwiedzających Urząd Miasta w Siemianowicach Śląskich, a także mienia Urzędu, korzystamy z systemu monitoringu wizyjnego, który zabezpiecza przede wszystkim wnętrza budynków Urzędu, ale i teren wokół nich. Wszystkie budynki objęte tym systemem oznaczyliśmy odpowiednim znakiem.
Szczegółowe informacje o przetwarzaniu Państwa danych osobowych są zamieszczone
w ramach opisu konkretnej sprawy dostępnej na stronie: https://peup.siemianowice.pl/#!/katalog/wszystkie/priorytet lub są elementem formularza lub wniosku w ramach danej sprawy.
Ważne kontakty
Jeśli z jakichś powodów uznacie Państwo, że coś niedobrego dzieje się z Państwa danymi, lub po prostu będziecie Państwo mieli dodatkowe pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie prosimy o kontakt:
-
Administrator Danych Osobowych – Prezydent Miasta Siemianowice Śląskie, ul. Jana Pawła II 10.
-
Inspektor Ochrony Danych Katarzyna Basiak – z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem najłatwiej skontaktować się pocztą elektroniczną pod adresem iod@um.siemianowice.pl lub dzwoniąc pod numer 32 765 11 16
-
Organ nadzorczy – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Przepisy prawa
